Votre agenda est l'un des outils essentiels à l'organisation quotidienne de vos journées de travail. Selon vos préférences, il peut être électronique, au format papier, hebdomadaire, journalier ou même mensuel. Découvrez dès maintenant les différentes variantes possibles de cet indispensable pour optimiser votre temps et votre productivité.
Électronique ou papier : quel agenda professionnel est fait pour vous ?
De nombreux professionnels hésitent à choisir l'agenda électronique. Pourtant, ce dernier est particulièrement conseillé pour tous ceux qui multiplient les déplacements ou qui ont besoin de consulter et modifier leur emploi du temps régulièrement. Consultable et modifiable sur différents supports comme votre smartphone, votre ordinateur ou même votre tablette, un agenda électronique devient aussi mobile que vous et vous suit partout sans prendre de place supplémentaire. Une simple connexion internet sera nécessaire pour vous permettre d'accéder à l'ensemble de vos rendez-vous et aux informations indiquées dans vos notes.
Cependant, si vous avez un emploi qui ne demande pas trop de déplacement ou que vous préférez vous référer à un format papier plus traditionnel, l'agenda classique restera l'outil idéal. Selon vos besoins, plusieurs types d'agenda existent et peuvent vous convenir.
Agenda papier : quelle période et quel aperçu choisir ?
La bonne période pour votre agenda
Il existe de nombreux types d'agenda. Ceux couvrant l'année scolaire, de septembre à septembre, seront parfaits si vous êtes professeurs ou exercez un métier cohérent, en revanche, ils seront beaucoup moins pratiques si vous devez noter des rendez-vous ou des commandes pour les zones de vacances. En effet, les pages correspondant à ces journées sont généralement divisées de manière plus étroite et n'offrent pas le même espace.
D'autres agendas couvrent l'année civile, de janvier à fin décembre. C'est vers ces derniers que votre attention devra se tourner si vous souhaitez obtenir un agenda correspondant à une activité classique. Ils vous permettront aussi de visualiser clairement vos rendez-vous par jour, par heure et par semaine, selon l'aperçu que vous choisirez, mais nous reviendrons sur cet élément important plus en détail un peu plus tard. Le grand avantage de l'agenda couvrant une année civile sera aussi de vous offrir une trace permanente de votre activité. Que vous ayez besoin de permuter des rendez-vous ou non, que vous annuliez des commandes ou en décaliez certaines, tout restera inscrit. Vous pourrez donc faire le bilan de votre travail et de votre organisation facilement et verrez rapidement comment l'améliorer.
Il existe aussi des agendas couvrant 16 mois, de septembre à décembre de l'année suivante. S'ils sont utiles lorsque l'on commence une activité en fin d'année, ils ne présentent pas de grandes différences avec un agenda couvrant l'année civile. En revanche, ils auront l'avantage de vous permettre de prévoir des échéances à long terme sur certains projets.
L'importance de l'aperçu
Si la période couverte par votre agenda est importante, l'aperçu que ce dernier vous permettra d'avoir sur votre activité l'est encore plus. C'est souvent cela qui devra vous aider à choisir votre support. Selon l'emploi que vous occupez, vous n'aurez pas les mêmes besoins. Si vous avez de nombreux rendez-vous quotidiens et devez noter les informations qui correspondent à chacun, un agenda présentant une page par jour pourra vous être utile. Vous disposerez ainsi de suffisamment d'espace pour tout noter sans empiéter sur votre prochain rendez-vous. Dans d'autres cas, les rendez-vous s'enchainent, mais vous n'avez besoin que de quelques lignes pour les noter. Une visualisation sous forme de semainier sera alors suffisante. Chaque double page correspondra à une semaine, tandis que les jours seront présentés en colonne. Si chacune de vos journées est dédiée à une tâche précise, une présentation mensuelle pourrait vous convenir. Dans ce cas, votre mois est réparti en petites cases sur une double page.
Le but sera donc de trouver l'aperçu dont vous avez réellement besoin. Suffisamment détaillé pour certains, beaucoup plus concis pour d'autres, il n'y a pas de bon ou de mauvais choix. Votre agenda doit être adapté à votre profession, à votre manière de vous organiser et être agréable à utiliser.
Choisir un format sans tracas
Qu'il soit journalier, semainier ou mensuel, votre agenda vous accompagnera au quotidien dans vos journées de travail. Son format devra donc être adapté. Si vous n'avez pas à le déplacer, libre à vous de choisir en fonction de vos préférences, en revanche, si vous prévoyez de l'utiliser dans les transports en communs, lors de vos rendez-vous ou dans différents lieux, mieux vaudra opter pour un format compact qui se glisse facilement dans une sacoche ou un sac à main. Le format A5 se prête bien à l'exercice, mais n'hésitez pas à tester d'autres possibilités avec des petits blocs notes avant de faire votre choix. Pour pousser votre choix dans les détails, sachez qu'une reliure en spirale vous donnera l'occasion d'ôter des feuilles lorsque cela est nécessaire, mais rendra aussi votre agenda plus fragile lors de vos déplacements. Dans chaque cas, vous devrez peut-être tester plusieurs modèles avant de trouver votre agenda idéal.
